FILLING SYSTEM

FILLING SYSTEM

(SISTEM PENYIMPANAN ARSIP)

1.      Pengertian Filling System

Kearsipan adalah semua kegiatan pengurusan arsip dari kegiatan penciptaan arsip, penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding), penyelamatan arsip (pengamanan, pemeliharaan, dan perawatan) serta penyusutan arsip (pemindahan, pemusnahan, penyerahan). Kemudian filling system merupakan suatu rangkaian kerja yang teratur dan dapat dijadikan pedoman untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

2.      Tujuan Filling System

Tujuan dari kegiatan filling system ini diantaranya adalah sebagai berikut:

A.    Menghemat waktu

Dengan menerapkan filling system yang tepat, penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah tanpa membuang waktu.

B.     Menghemat biaya dan tenaga

Dalam kegiatan penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding) arsip tidak terlalu banyak menggunakan tenaga, sehingga biaya yang dikeluarkan juga tidak banyak.

C.     Menghemat tempat

Dengan menggunakan filling system yang tepat, penyimpanan arsip tidak membutuhkan ruangan yang luas dan peralatan yang banyak karena arsip yang di simpan hanyalah arsip – arsip yang bernilai guna saja.

3.      Keuntungan Filling System  yang baik dan sesuai prosedur

Keuntungan penggunaan sistem penyimpanan dan penemuan arsip (filling system) yang baik dan benar sesuai prosedur yang ada, yaitu:

A.    Surat menyurat dapat diselenggarakan dengan sistematis ke arah penciptaan efisien kerja.

B.     Melengkapi bukti apabila timbul kasus yang menyasikan.

C.     Memberikan keterangan yang membuktikan.

D.    Arsip –arsip dapat memberitahukan kegiatan – kegiatan yang bersaing.

E.     Bahan – bahan yang berhubungan dengan keputusan.

F.      Membantu perumusan kebijaksanaan di masa yang akan datang.

G.    Pengambilan keputusan yang dapat didasarkan atas sistem kearsipan yang baik.

4.      Ciri – Ciri Filling System yang Baik

Suatu sistem kearsipan dapat dikatakan baik apabila dilakukan sesuai prosedur filling system yang benar serta memenuhi beberapa syarat, diantaranya sebagai berikut:

A.    Tidak memakan tempat, yaitu tata letak dibuat se efektif dan se efisien mungkin.

B.     Sederhana dan praktis, yaitu mudah dilaksanakan dan tidak berbelit belit.

C.     Mudah dicapai, yaitu penyimpanan dapat mudah diambil dan digapai.

D.    Ekonomis: yaitu tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya, perlengkapan, tenaga, serta cara pengeluarannya.

E.     Cocok dan tepat guna, yaitu disesuaikan dengan tujuan dan kepentingan yang ada.

F.      Fleksibel, yaitu mudah dikembangkan bila ada perluasan kerja dan mudah dilaksanakan.

G.    Klasifikasi khusus

H.    Aman, yaitu bebas dari kerusakan karena penyimpanan yang dilakukan sudah sesuai aturan sehingga keamanannya pun terjamin.

5.      Alat dan Bahan Kearsipan

jenis perlengkapan yang digunakan sangat beraneka ragam, ada yang terbuat dari kayu, aluminium, besi, plastik, semua tergantung dengan kebutuhannya. Jenis – jenis perlengkapan kearsipan, yaitu:

A.    Filling Cabinet (Lemari Arsip)

Filling cabinet  merupakan alat yang digunakan untuk menyimpan warkat atau arsip yang berbentuk lemari dan terbuat dari kayu atau baja yang tahan api. Lemari arsip ini biasanya terdiri dari 3 – 10 laci yang tersusun ke atas.

B.     Folder (Map Arsip)

Folder adalah map yang berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit. Ada beberapa jenis map, yaitu:

1)      Stopmap folio

2)      Map gantung

3)      Brief odner

4)      Snelhecter map

C.     Guide Card (Tanda Batas / Sekat Penunjuk)

Guide card adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal, dengan demikian guide cardi memiliki fungsi yaitu:

1.      Penunjuk supaya mudah memindahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip.

2.      Pembatas antara folder satu dengan folder lainnya.

3.      Penyangga folder agar tertib dan teratur pada tempat penyimpanan.

D.    Rak Sortir

Rak sortir berfungsi untuk memisahkan surat yang diterima, diproses, dikirim, dan disimpan ke dalam folder masing – masing.

E.     Kartu Indeks

Kartu indeks merupakan kartu yang digunakan sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Dengan kartu indeks ini arsip dapat dengan mudah ditemukan kembali secara cepat, langkah yang perlu dilakukan sebagai berikut:

1)      Memeriksa tanda pelepas.

2)      Membaca warkat

3)      Memberi kode

4)      Pembuatan lembaran penunjuk silang

5)      Pembuatan flow up slip

6)      Routing slip (lembaran beredar)

7)      Klasifikasi

8)      Penyimpanan warkat

4.      Macam – Macam Filling System

A.    Penyimpanan arsip dengan sistem abjad

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas atau arsip berdararkan abjad yang disusun mulai dari huruf A sampai dengan huruf Z. Dalam penyusunannya, surat – surat disusun berdasarkan huruf pertama dari nama orang atau organisasi, instansi, lembaga, kantor atau perusahaan yang sudah di indeks sebelumnya.

B.     Penyimpanan arsip dengan sistem masalah

Sistem masalah merupakan sistem penyimpanan atau penataan berkas (arsip) yang berdasarkan atas pokok permasalahan dalam surat (dokumen) yang berkaitan.

C.     Penyimpanan arsip dengan sistem tanggal

Sistem tanggal merupakan sistem penyimpanan atau penataan berkas (arsip) berdasarkan urutan waktu / kronologis dari tanggal, bulan, dan tahun penerimaan ataupencatatan surat (dokumen).

D.    Penyimpanan arsip dengan sistem wilayah

Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan atau penatan berkas (arsip) berdasarkan letak wilayah dengan berpeddoman kepada daerah / kota / negara atau alamat surat.

E.     Penyimpanan arsip dengan sistem nomor

Sistem nomor merupakan sistem penyimpanan atau penataan berkas (arsip) berdasarkan nomor yang dibagi menjadi dua macam, yaitu:

1)      Filling system Nomor Dewey

2)      Filling system nomor terminal digit.