MACAM - MACAM FILLING SYSTEM

MACAM – MACAM SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

1.      PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN SISTEM ABJAD

Pada sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.  

A.    Peralatan yang digunakan:

·         Guide

Berfungsi membantu petugas dalam menyimpan dan menemukan kembali suatu arsip diantara arsip-arsip yang lain. Macam-macam guide antara lain : Guide utama/guide primer, guide pembantu, guide keluar/lembar keluar.

·         Folder

Ada 3 jenis folder yang digunakan dalam sistem abjad: Folder campuran, Folder individu, dan Folder khusus.

B.     Persiapan penataan arsip berdasarkan abjad:

a.       Paham peraturan mengindeks.

b.      Menyiapkan lembar tunjuk silang (bila perlu).

c.       Menyiapkan peralatan arsip.

C.     Keuntungan Sistem Filling Abjad

1)      Dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya.

2)      Petunjuk penataan berkas sederhana dan mudah dipahami.

3)      Tunjuk silang sangat mudah diterapkan.

4)      Kesalahan berkas mudah dicek ditempat berkas dengan abjad yang sama.

5)      Biaya pelaksanaannya lebih murah.

D.    Kerugian Sistem Filling Abjad

1)      Ada kemungkinan salah penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten.

2)      Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat.

3)      Tunjuk silang yang berlebihan akan membuat penyimpanan cepat penuh/sesak.

4)      Pemberian label pada folder memakan banyak tenaga.

E.     Langkah – Langkah Penyimpanan Arsip

1)      Penampungan

2)      Penelitian

3)      Pengindeksan

4)      Pengkodean

5)      Penyortiran

6)      Penyimpanan

F.      Prosedur Penemuan Kembali Arsip yang Disimpan

1)      Teliti arsip yang diminta

2)      Isi bon peminjaman

3)      Bergeraklah menuju tempat penyimpanan

4)      Cari arsip ke filling cabinet sesuai kode arsip

5)      Ambil arsip yang diminta

6)       Tempatkan out guide atau out sheet ditempat arsip yang diambil

7)      Serahkan arsip kepada yang memerlukan

2.      PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN SISTEM NOMOR

Sistem penyimpanan arsip ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu).

A.    Kelebihan

1)      Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.

2)      Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.

3)      Sederhana dan mudah dilaksanaka.

4)      Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen

5)      Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.

6)      Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.

B.     Kelemahan

1)      Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.

2)      Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.

3)      Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.

C.     Ada dua macam filing system nomor, yaitu 

1)      Filing System Nomor Dewey

Filing system nomor dewey disebut juga system decimal. Dalam sistem ini yang harus dilakukan meliputi hal-hal berikut.

a)      Merancang daftar klasifikasi nomor. Daftar klasifikasi adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang terdapat dalam kantor/perusahaan. Persoalan kegiatan ini dikelompokkan lalu diberi nomor kode.

b)      Menyiapkan dan menyusun perlengkapan.

c)      Penyimpanan Surat

2)      Filing System Nomor Terminal

Filing system nomor terminal digit adalah sistem kearsipan yang memakai nomor urut dalam buku arsip. Dalam filing system ini yang perlu diperhatikan ialah sebagai berikut

a)      Menyiapkan perlengkapan

b)      Penyimpanan surat

3.      PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN SISTEM TANGGAL

Sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat. Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan bahkan per tahun berdasarkan keperluan.

A.    Kelebihan

1)      Cocok untuk pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo.

2)      Sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klasifikasi

B.     Kekurangan

1)      Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peminjam menyebutkan perihal arsip.

2)      Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan.

3)      Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan sistem ini.

4)      Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad.

C.     Jenis jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal

Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal antara lain sebagai berikut;

1)      Filing Cabinet

Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada umumnya satu laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi bisa saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.

2)      Guide

Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak 12 (dalam satu tahun ada 12 bulan). Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.

3)      Hanging Folder

Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu tahun. Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut.

4)      Kartu Indeks

Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan. untuk lebih jelas peralatan yang dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal.

4.      PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN WILAYAH

Sistem penyimpanan arsip wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. Sama halnya dengan subjek atau nomor, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan tempat.

A.    Kelebihan

·         Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui.

·         Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.

B.     Kekurangan

·         Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi.

·         Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara lengkap.

·         Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang.

5.      PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN SUBJEK

Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana dokumen dikelompokkan kedalam daftar  indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang pada umumnya terjadi.  Ada 2 macam sistem subjek, yaitu sistem subjek murni (berdasarkan urutan abjad) dan sistem subjek bernotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu).

A.    Prosedur penyimpan

1)      Memeriksa

2)      Mengindeks

3)      Mengkode

4)      Menyortir

B.     Langkah pembuatan klasifikasi masalah

1)      Pahami tugas pokok dan fungsi utama yang ada dalam organisasi yang bersangkutan.

2)      Identifikasilah masala pokok yang sesuai dengn tugas dan fungsi lembaga

3)      Bagilah setiap pokok masalah menjadi sub pokok masalah utama.

4)      Berikan kode pada pokok masalah utama, sub dari pokok masalah utama dan sub dari sub pokok masalah utama.

C.     Kelebihan

·         Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.

·         Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.

D.    Kekurangan

·         Sulit mengklasifikasi apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.

·         Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.