HAKEKAT KEARSIPAN

HAKEKAT KEARSIPAN

1.      Pengertian Arsip

A.    Segi Bahasa

Secara etimologi istilah arsip berasal dari Bahasa Yunani “Arche” yang berarti “permulaan”, kemudian berkembang menjadi “Ta Archia” yang berarti catatan, selanjutnya berubah lagi menjadi “Archeon” yang berarti “Gedung Pemerintahan”, yang dalam bahasa Latinnya berbunyi “Archivium”. (Pengantar Kearsipan Sebagai Sistem, Arsip Nasional RI, hal 2)

B.     Pendapat Para Ahli

Arsiparis Belanda, S. Muller (1848 – 1922), J.A. Feith (1858 - 1913) dan R. Fruin (1857 - 1955) dalam bukunya yang berjudul Handleiding Voonhet Ordenen en Beschrijven diterbitkan tahun 1898 yang kemudian diterjemahkan dalam Bahasa Inggris oleh arsiparis Amerika (Arthur H. Leavitt) dengan judul Manual for Arrangement and Description of Archives (1940). Kata “Archief”diartikan segenap dokumen tertulis, gambar dan bahan cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu badan administrative atau oleh salah seorang pejabatnya dan sebegitu jauh dokumen-dokumen ini dimaksudkan untuk tetap berada dalam pemeliharaan badan-badan atau pejabat yang bersangkutan.

Prof. Prajudi Atmosudirdjo membedakan istilah file dan records walau dalam  bahasa Indonesianya  diartikan  arsip.  File berarti: Wadah, tempat,  map,  ordner,  doos,  kotak,  almari  kabinet,  dan  sebagainya yang  dipergunakan  untuk  menyimpan  bahan-bahan  arsip,  dan bahan bahan tertulis, piagam, surat, keputusan, daftar, dokumen, dan peta.

Menurut The Liang Gie, Dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”, arsip  adalah  kumpulan  warkat  yang  disimpan  secara  teratur, berencana  dan  mempunyai  suatu  kegunaan  agar  setiap  kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Kearsipan  berarti penyimpanan  secara  tetap  dan  teratur  warkat – warkat penting  mengenai  kemajuan  organisasi. Menurut  UU  No.  7  tahun 1971  tentang  ketentuan  pokok  kearsipan  pasal  1  yang  dimaksud  arsip dalam undang-undang ini adalah :

1)      Naskah-naskah  yang  dibuat  dan  diterima  lembaga-lembaga  Negara dan  badan-badan  pemerintah  dalam  bentuk  dan  corak  apapun  baik dalam  keadaan  tunggal  maupun  berkelompok  dalam  rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan

2)      Naskah-naskah  yang  dibuat  dan  diterima  oleh  badan-badan  swasta dan  atau  perorangan,  dalam  bentuk  dan  corak  apapun  baik  dalam keadaan  tunggal  maupun  berkelompok  dalam  rangka  pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Dari  pendapat  yang  telah  dipaparkan  menyatakan  bahwa  arsip merupakan dokumen (yang merekam informasi) baik yang berbentuk tunggal maupun  kelompok  (berjilid)  dan  dokumen  tersebut  merupakan  hasil  dari kegiatan  suatu  lembaga  atau  kantor  baik  pemerintah  maupun  swasta  dan digunakan sebagai rujukan dan bukti sejarah masa lampau.

Kemudian  dari  peraturan  pemerintah  nomor  28  tahun  2012  tentang pelaksanaan undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, yang dimaksud  dengan  arsip  adalah  rekaman  kegiatan  atau  peristiwa  dalam berbagai  bentuk  dan  media  sesuai  dengan  perkembangan  teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh negara, pemerintah daerah,  lembaga  pendidikan,  perusahaan,  organisasi  politik,  organisasi kemasyarakatan,  perseorangan  dalam  pelaksanaan  kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Dari peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, dapat disimpulkan bahwa  arsip  tidak  hanya  berupa  dokumen  berbentuk  kertas  yang  tunggal maupun kelompok (berjilid) tapi arsip juga berupa rekaman informasi dalam berbagai  media  sesuai  dengan  perkembangan zaman,  contoh  dari  arsip tersebut  dapat  berupa  kaset,  CD/DVD,  atau  media  lainnya  sesuai  dengan perkembangan  zamannya.  Dan  untuk  penyerahan  arsip  itu  sendiri  tidak harus dari suatu badan atau organisasi baik pemerintah maupun swasta tapi bisa juga dari perorangan.

Di dalam bahasa Indonesia dikenal juga kata “arsip” “file” dan “Record” yang  banyak  digunakan  dalam  kegiatan  administrasi  sehari-hari.   Masingmasing mempunyai pengertian sebagai berikut :

1)      File  adalah  arsip  aktif  yang  masih  terdapat  di  unit  kerja dan  masih diperlukan  dalam  proses  administrasi  secara  aktif  jadi  masih  secara langsung di gunakan.

2)      Record adalah arsip in aktif yang oleh unit kerja setelah diadakan seleksi dan diserahkan penyimpanannya ke unit kearsipan pada unit kearsipan pada  instansi bersangkutan.  Arsip  in  aktif  ini  sudah  menurun  nilai kegunaannya dalam proses administrasi sehari-hari.

3)      Archive adalah arsip statis yang terdapat di Arsip Nasional RI pusat atau daerah. Jadi jelasnya bahwa arsip statis adalah arsip-arsip yang tidak secara  langsung  digunakan  dalam  penyelenggaraan  administrasi negara. Arsip  statis  ini  merupakan  pertanggungjawaban  nasional  bagi kegiatan  pemerintah  dan  nilai  gunanya  penting  untuk  generasi  yang akan datang.

Hal  yang  paling utama  dari  definisi  arsip yang dikemukakan  oleh  para ahli adalah:

·         Pertama arsip harus merupakan bukti (evidence) dari suatu kejadian, tetapi bukti tersebut merupakan bukti dari lebih satu orang. Dengan kata lain, suatu arsip harus berisi data yang mempunyai arti sosial.

·         Kedua, arsip harus disimpan didalam bentuk yang nyata. Tiga media arsip secara  umum  terdiri  dari  kertas  (paper), film  dan  (magnetic  media). Arsip berbasis  kertas  merupakan  data, gambar  atau  teks  yang  disimpan  pada sesuatu yang terkomposisi secara kimiawi tanpa melihat ukuran, warna atau berat kertas. (F.W. Chesire, 1956) Untuk arsip media magnetic merupakan data,  gambar  atau  teks  yang  disimpan  dan  ditemukan  kembali  melalui penulisan kode secara magnetik dan khusus berkaitan dengan komputer.

·         Ketiga,  arsip  harus  dapat  ditemukan  kembali  secara  fisik  maupun informasinya. Arsip dapat dibedakan dengan non arsip (non record), karena non arsip merupakan keseluruhan informasi dalam bentuk yang tidak nyata. Satu  contoh  dari  non  arsip  adalah  percakapan  biasa.  Non  arsip  ini  dalam kondisi lingkungan tertentu dapat menjadi arsip.

Dari  hal  tersebut  di  atas  secara  umum  Arsip  dapat  didefinisikan sebagai rekaman  informasi  dari  aktivitas  dan  kegiatan  suatu  organisasi. Rekaman informasi  arsip dapat  digunakan  untuk  perencanaan, pelaksanaan  serta pengawasan kegiatan suatu organisasi.

Kesadaran  mengenai  pentingnya  arsip  diketahui  seluruh  pihak  dalam organisasi  baik  dari  lini  atasan  hingga  bawahan.  Apa  yang  akan  terjadi apabila dalam suatu organisasi tidak ada perhatian pada masalah arsip. Jika arsip  dibiarkan  maka  akan  menimbulkan  permasalahan  baru  yaitu  akan dikemanakan  arsip  tersebut  dan  tentunya  akan  kesulitan  dalam  pencarian suatu  dokumen  yang  diperlukan,  yang  lebih  berbahaya  apabila  surat  atau dokumen  tersebut  tersebut  hilang  atau  jatuh  ke  tangan  orang  yang  tidak bertanggungjawab.

Arsip dapat dikategorikan menjadi 2 (dua) yaitu arsip aktif dan inaktif. Untuk kategori arsip aktif sebaiknya arsip tersebut disimpan dekat tempat bekerja hal  ini  akan  memudahkan  penggunaannya  selain  itu  penyimpanan  arsip harus berdasarkan prinsip kearsipan, yaitu cepat ditemukan kembali apabila diperlukan,  dengan  cara mengklasifikasi  berdasarkan  abjad,  subyek, numeric, dan kode klasifikasi.

Arsip  aktif  merupakan  bagian  penting  dalam  mendukung  kelancaran pelaksanaan kegiatan, dan juga mendukung proses pengambilan keputusan, untuk  itu  arsip  aktif  harus  selalu  tersedia  pada  saat  diperlukan  maka disimpan ditempat yang mudah untuk diambil.

Arsip  inaktif  adalah  arsip  aktif  yang  telah  selesai diproses  dan  telah menurun frekuensi pemakaiannya, dan jika dibiarkan akan memenuhi meja dan ruang kerja, untuk itu penyimpanannya diserahkan pada unit kearsipan dalam  organisasi  atau  dapat dimusnahkan  dengan  memperhatikan karakteristik  dan  nilai  guna  dari  arsip  tersebut.  Untuk  melakukan penyimpanan arsip maupun data dalam organisasi akan diperlukan sebuah kerangka  system disentralisasi atau  sentralisasi. Secara  teoritis,  bahwa setiap  organisasi  akan  menghasilkan  arsip.  Arsip  yang  tercipta  akan membutuhkan  pengelolaan,  maka  diperlukan  sistem  dan  organisasi kearsipan.  Setiap  organisasi  atau  instansi  sudah  seharusnya  terbentuk secara  alamiah  apa  yang  disebut  sebagai  unit-unit  pengolah  dan  unit kearsipan. Hubungan antara unit kearsipan dan unit-unit pengolah tersebut yang harus diwujudkan untuk saling bersinergi.

2.      Jenis – Jenis Arsip

A.    Berdasarkan Fungsi

Berdasarkan fungsinya arsip dapat dibedakan menjadi:

1)      Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi suatu organisasi.

Arsip dinamis dibagi menjaddi dua macam, yaitu

·         Arsip dinamis efektif, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dan terus menerus dalam penyelenggaraan administrasi organisasi.

·         Arsip dinamis inaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya dalam penyelenggaraan administrasi organisasi sudah berkurang

2)      Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak aktif dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi organisasi. Arsip statis diperlukan hanya sebagai pertanggungjawaban dan untuk bahan penelitian saja (bukti historis). Biasanya arsip statis berfungsi sebagai bahan informasi dan tersimpa di arsip Nasional.

B.     Berdasarkan Nilai Guna Arsip

1)      Nilai Guna Primer

Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan instansi atau pencipta atau yang menghasilkan arsip, nilai guna primer ini meliputi:

a)      Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas fungsi lembaga atau instansi pencipta arsip.

b)      Nilai guna hukum, yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban negara serta pemerintah.

c)      Nilai guna keuangan, yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

d)     Nilai guna ilmiah dan tekhnologi, yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat atau hasil dari penelitian murni atau terapan.

2)      Nilai Guna Sekunder

Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga atau instansi lain dan atau kepentingan umum diluar instansi pencipta arsip serta kegunaannya sebagai bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat atau nasional. Nilai guna sekunder meliputi:

a)      Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga atau instansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan – kegiatan yang dilaksanakan serta akibat dari kegiatan tersebut.

b)      Nilai guna informasi, arsip yang mengandung informasi bagi pengguna berbagai kepentingan penelitian sejarah tanpa dikaitkan dengan lembaga atau instansi pencipta.

C.     Berdasarkan Sifat Arsip

1)      Arsip Tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasiaan surat.

2)      Arsip Terbuka, yaitu pada dasarnya boleh diketahui oleh semua orang berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya arsip dibagi atas:

a)      Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan di suatu pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.

b)      Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus, ada yang disimpan secara khusus di Jakarta pada arsip nasional pusat yang disingkat ANRI.

c)      Arsip unit, yaiyu arsip yang disimpan disetiap bagian atau unit dalam suatu organisasi, arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit bersangkutan.

D.    Berdasarkan Keasliannya, arsi dibedakan menjadi arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, arsip petikan.

E.     Berdasarkan Subyek atau Isinya, arsip dapat dibedakan menjadi arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pendidikan, arsip pemasaran, arsip penjualan.

F.      Berdasarkan Bentuk dan Judulnya, arsip terdiri atas berbagai macam surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.

G.    Berdasarkan Sifat Kepentingannya

1)      Arsip penting, yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan sebagainya.

2)      Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen disimpan untuk selama – lamanya.

3.      Fungsi Arsip

Adapun fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

a.  Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.

b.  Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.

c.  Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis

d. Dapat dijadikan bahan dokumentasi

e.  Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya

f.   Sebagai alat pengingat

g.  Sebagai alat penyimpanan warkat

h.  Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan

i.    Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi

4.      Undang – Undang Nomor 43 tentang Kearsipan

Lebih dari 38 tahun sejak diberlakukannya Undang-undang Nomor tahun 1971, dunia kearsipan telah memiliki rel untuk berjalan sesuai aturan. Kurun waktu antara tahun 1971 sampai dengan 2009 bukan merupakan waktu yang pendek, selama kurun waktu tersebut banyak perubahan yang terjadi, baik di lingkup nasional maupun di lingkup yang lebih sempit, terutama moment reformasi yang telah membawa pengaruh dalam tata kehidupan berbangsa dan bernegara. Selain hal tersebut otonomi daerah juga telah menimbulkan konsekuensi dalam tata pemerintahan. Pelimpahan kewenangan dari pemerintah pusat ke pemerintah daerah menambah keragaman kegiatan yang menjadi kewenangan daerah.

Semangat reformasi yang sudah dicanangkan sebelumnya diharapkan terus ada dan mengubah segala sesuatu yang perlu diperbaiki. Seperti halnya di bidang kearsipan, pertama menanggapi tuntutan situasi dan kondisi dalam menghadapi era keterbukaan. Kedua dengan berlakunya Undang-undang Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, ada beberapa hal prinsip yang berbeda yang perlu dihadapi sebagai konsekuensi. Oleh karena itu lahirnya Undang- undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan telah memberikan harapan baru bagi dunia kearsipan, karena telah dicamtumkannya beberapa materi baru yang akan memperjelas pelaksanaan tugas–tugas kearsipan dimasa yang akan datang.